Regulamin przetwarzania danych osobowych przez Biuro Turystyczne Kukle Karolina Modzelewska

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Administratorem danych osobowych pozyskiwanych od Gości jest Biuro Turystyczne Kukle Karolina Modzelewska, Kukle 29, 16-506 Giby, NIP: 966-205-42-64.

2. Na osobę odpowiedzialną za realizację obowiązków określonych niniejszym regulaminem, wyznacza się kierownika obiektu.

3. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkie osoby zatrudnione, mające wgląd i przetwarzające dane osobowe Gości hotelowych, a więc pracowników recepcji, marketingu, księgowości oraz kadr.

4. Niniejszy regulamin dotyczy wyłącznie danych osobowych osób, które udostępniły hotelowi co najmniej trzy rodzaje danych w tym imię, nazwisko i trzeci rodzaj danych osobowych, taki jak numer telefonu, adres e-mail lub inne dane osobowe wymieniane w niniejszym regulaminie. Ze względu na obsługę rezerwacji grupowych i konferencyjnych, których uczestnicy są identyfikowani wyłącznie na podstawie list kwaterunkowych, zawierających tylko imiona i nazwiska nie jest możliwe prawidłowe zidentyfikowanie osoby tylko na podstawie tych dwóch danych, które mogą powtarzać się u różnych Gości. 

5. Podstawą prawną niniejszego regulaminu przetwarzania danych osobowych jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s.1) – zwane RODO.

 

CELE POZYSKIWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

6. Dokonanie rezerwacji na pobyt w hotelu jest równoznaczne z wyrażeniem przez osobę rezerwującą zgody na przetwarzanie danych osobowych, podanych w celu dokonania rezerwacji. 

7. W celu prawidłowego zarządzania przyjętymi rezerwacjami, w momencie dokonania rezerwacji biuro, pozyskuje i przetwarza dane osobowe takie, jak: imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres zamieszkania, adres e-mail. Dane te są udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie potwierdzenia rezerwacji dla Hotelu, w którym odbywa się pobyt. W uzasadnionych przypadkach, w momencie dokonania rezerwacji lub później, Biuro gromadzi inne dane, takie jak:

a) wiek Gości, jeśli ma to wpływ na wysokość kosztów pobytu (zniżki dla dzieci);

b) informacje o preferencjach żywieniowych, w celu przygotowania właściwych potraw dla osób na dietach, nie spożywających pokarmów mięsnych itd.

9. W momencie zameldowania Gościa w Hotelu, pozyskiwane są dodatkowe dane osobowe w postaci numeru dokumentu ze zdjęciem i/lub adresu zamieszkania, jeżeli wynika on z okazanego dokumentu. Dane te pozyskiwane są jako dane stron zawarcia umowy oraz w celu umożliwienia dochodzenia przez hotel ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w czasie pobytu Gości. Dane te pozyskiwane są od jednej osoby spośród osób meldowanych razem w jednym pokoju hotelowym.

10. W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Gości, w trakcie pobytu Gości w hotelu dane osobowe w postaci papierowych wydruków zestawień, zawierających imiona i nazwiska Gości, schemat żywienia oraz dane inne niż dane osobowe, takie jak: nr. pokoju, data pobytu, są przekazywane poszczególnym działom hotelu: kuchni, restauracji, służbie pięter.

11. Biuro może gromadzić i przechowywać również dane osobowe takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby firmy, numer NIP, w dokumentach księgowych, w sytuacji, gdy rozliczenie za usługi następuje na podstawie faktury.

12. Biuro może wykorzystać pozyskane adresy e-mail w celu wysyłania informacji handlowych. Takie wykorzystanie pozyskanych adresów e-mail może nastąpić wyłącznie po otrzymaniu zgody na wysyłanie informacji handlowych.  

 

PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

 

17. Dane osobowe są przechowywane w dwóch formach: 

a) elektronicznej, w systemie rezerwacyjnym i w siedzibie firmy Biuro Turystyczne Kukle Karolina Modzelewska, adres: Kukle 29, 16-506 Giby oraz w  archiwum poczty elektronicznej;

b) papierowej, w formie wydruków potwierdzeń rezerwacji; zestawień i dokumentów wygenerowanych z hotelowego systemu komputerowego.

18.  Biuro nie gromadzi i nie przetwarza danych biometrycznych, takich jak kopie dokumentów tożsamości zawierających zdjęcie osoby legitymującej się tym dokumentem, fotografie gości i tym podobne.

19. Dane przechowywane są przez okres 5 lat. Przechowywane dane po upłynięciu okresu ich przechowywania są kasowane lub niszczone w sposób trwały i skuteczny.

 

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

 

20. Dostęp do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych przez biuro mają wyłącznie zatrudnieni pracownicy, zgodnie z ich kompetencjami. Dane te nie są w żaden sposób udostępniane osobom postronnym, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty uczestniczące w realizacji usług

21. Dane osobowe udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej są przechowywane przez okres 2 lat.

22. Biuro nie gromadzi i nie przetwarza danych osobowych dzieci, z wyjątkiem imienia, nazwiska i wieku.

23. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku nie podania danych niemożliwe jest dokonanie umowy sprzedaży towaru lub usługi, oraz wystawienie faktury, paragonu.
24. Każdy Gość posiada prawo do:

Ø  żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia  lub ograniczenia przetwarzania w każdej chwili,

Ø  kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych – karolina@kukle.pl

Ø  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

Ø  przenoszenia danych,

Ø  cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie,

Ø   wniesienia skargi do Prezesa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy rozporządzenia.